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特集

[ワンビシ]情報機密書類の保管代行 非日系企業にも好評


[ 2014-11-20 ]

セキュリティやコンプライアンスなどの観点から、オフィス文書など企業の機密情報管理に対する要求は高まりを見せている。日系独資企業の万弼士文档信息管理(ワンビシアーカイブズ)は、機密文書など企業の情報資産管理の代行を手掛けている。日系企業を主対象に文書保管、磁気媒体保管、機密抹消サービスなどを展開し、昆山には専用の情報管理センターも設置、中国市場の開拓に取り組んでいる。現在中国でのクライアント数は70社、欧米系、台湾地区系企業などの非日系企業も関心を示し始めている。

自社オフィスで管理するリスク

同社は、日本の情報資産管理サービス業ワンビシアーカイブズの現地法人。ワンビシアーカイブズは1966年創業、官公庁や金融機関など約4000社のクライアントを有する業界のパイオニア的存在だ。中国法人は2011年5月に開業した。「上海にはメーカー、金融、商社などの日系大企業がグローバルに活躍しているが、これらは特に情報資産管理を厳しく求められる業界であり、専門のサービスが求められている」と同社総経理の小出泰吉氏は市場可能性に期待をかける。

専門業者に任せず自社で情報資産を管理するデメリットやリスクについて、同氏は主に3つの点を指摘する。

まず、オフィス賃貸料が高額なため、増えていく書類を保管するスペースを借りる余地がないこと。次に、情報管理にまで手が回らず管理が甘くなってしまい、文書の紛失、最悪の場合は盗難を引き起こしてしまうケースがあり、重要情報の紛失と流出につながる恐れがあること。最後に、行政当局や監査法人から資料の提出を求められ、これに迅速に対応できない場合、ペナルティを課される、または信用を失ってしまう危険がある、ということだ。

「これまで中国系企業の間には、“重要資料を社外に預けたくない”との意識が根強かったので、巨大な潜在需要がある」と同氏は見込んでいる。

同社総経理の小出泰吉氏

同社総経理の小出泰吉氏


関心示す欧米系・台湾地区系企業

新たな需要の高まりは兆しを見せている。14年6月、同社は「チャイナ インポート エキスポ(昆山)2014」に出展。書類保管箱・磁気媒体保管・機密抹消BOX(RECOLO)の3サービスを展示した。

これらのサービスに特に関心を示したのが欧米系・台湾地区系メーカーだ。「企業規模が大きくなり、経営の透明性が求められ、内部統制に対する意識も変化してきている。改めて情報資産管理の必要性について意識し始めた企業も多い」と同氏は語る。

江蘇省昆山市陸家にある新情報管理センター

江蘇省昆山市陸家にある新情報管理センター

文書箱の保管エリア。月額200元から受け付けている

文書箱の保管エリア。月額200元から受け付けている

大量の機密文書ファイルを1件単位で保管

大量の機密文書ファイルを1件単位で保管


サービス品質の維持が課題

同社のクライアントの9割は日系、他1割が台湾地区系、欧米系が占める。日本で同社のサービスを利用していた企業が引き続き中国においても同社を利用するケースもある。

課題はワンビシ日本本社同様のサービス品質の維持だ。同社のビジネスは中国では認知度が低いため、採用した社員も情報資産管理の重要性を十分に理解していない。そのため同社では機密情報管理規程などに沿って頻繁な従業員教育を実施している。また、日本の業務部門の改善チームによる定期的な業務品質チェックも行っており、日本本社同様のサービスを提供できる環境を整えている。

機密抹消BOX(RECOLO)

機密抹消BOX(RECOLO)

 

上海・蘇州でビジネスモデル確立

同社は引き続き高品質の情報資産管理サービスの提供に取り組んでいく。まずは3年程度で上海や蘇州エリアでビジネスモデルの確立を目指す。将来的には北京、広州、武漢など日系企業が多く進出しているエリアに足場を伸ばす考えだ。「中国は日本と異なりオフィス移転が頻繁にある。また企業統合で書類整理の必要が出た場合も当社にとってチャンスとなる」と同氏は中国事業の展望を述べた。

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